★ 現状分析・業務改善

 

現状分析

 

DMM

 現状を分析する方法として、DMM(Diamond mandala matrix)を用いる例があります。
 DMMは、ファンクション(業務)を一つずつ分解していくトップダウン分析の手法で、現状分析に力を発揮します。
 ここで出されたファンクションは、更に8つのファンクションに分解されます。
 これを、3〜4段階くらいまで分解していき、個別のファンクションにまで辿り着かせます。

 

 それでは実際に、喫茶店を例を挙げて説明してみたいと思います。
 喫茶店を経営するにあたり必要な業務を分解すると、次のようになります(私はこうしたというだけで、これだけが正解という
意味ではありませんので、ご注意を)。
 この際、ファンクションに抜けがないように注意します。

┌──────┬──────┬──────┐ 喫茶店
│ 計  画 │      │      │  ↓
│ (日次) │      │      │ 計画(日々・月々・年々・将来に向けて…、いろんなレベルの計画)
│ (月次) │ 購  買 │ 開  店 │  ↓
│ (年次) │      │      │ 購買(必要な食材などの資材を購入します)
│ (将来) │      │      │  ↓
├──────┼──────┼──────┤ 開店(店開けます)
│      │      │      │  ↓
│モニタリング│      │      │ 注文(ウェイトレスが注文を受けます)
│ (反省) │ 喫 茶 店 │ 注  文 │  ↓
│ (発見) │      │      │ 調理(受けた注文に基づき、調理します)
│      │      │      │  ↓
├──────┼──────┼──────┤ 配膳(できあがった品を、お客さんの元へ配膳します)
│      │      │      │  ↓
│      │      │      │ 精算(食後、お客さんから代金を頂きます)
│ 精  算 │ 配  膳 │ 調  理 │  ↓
│      │      │      │ モニタリング(一連の作業に問題点がなかったか、チェック)
│      │      │      │  ↓
└──────┴──────┴──────┘ 計画(モニタリングに基づき、計画を行います)

 

 それでは次に、それぞれのファンクションをもう一段落としていきましょう。
 ここでは「開店」を選んでみました。

┌──────┬──────┬──────┐ 開店
│      │      │      │  ↓
│      │      │      │ 計画(待っている客などがあれば、開店を少し早めることを考える)
│ 計  画 │ 当番出社 │ 食材確認 │  ↓
│      │      │      │ 当番出勤(当番が出勤して、店に入る)
│      │      │      │  ↓
├──────┼──────┼──────┤ 食材確認(今日必要な食材は揃っているか、手配しているか)
│      │      │      │  ↓
│モニタリング│      │      │ 清掃(お客さんが来ても良いように、清掃を行う)
│ (反省) │ 開  店 │ 清  掃 │  ↓
│ (発見) │      │      │ 釣銭確認(釣り銭が揃っているかどうか確認)
│      │      │      │  ↓
├──────┼──────┼──────┤ 人数確認(今日出勤すべき人が揃っているかどうかを確認)
│      │      │      │  ↓
│      │      │      │ 定時開店(定時になったら、店を開ける)
│ 定時開店 │ 人数確認 │ 釣銭確認 │  ↓
│      │      │      │ モニタリング(一連の作業に問題点がなかったか)
│      │      │      │  ↓
└──────┴──────┴──────┘ 計画(モニタリングに基づき、計画を行います)

 

 さらにファンクションを一段落としていくとどうなるでしょうか?
 では「清掃」で見てみます。

┌──────┬──────┬──────┐ 開店
│      │      │      │  ↓
│      │      │      │ 計画(汚い部分はどこかね目星をつけておく)
│ 計  画 │窓ガラス拭き│ 掃除機かけ │  ↓
│      │      │      │ ガラス拭き()
│      │      │      │  ↓
├──────┼──────┼──────┤ 食材確認(今日必要な食材は揃っているか、手配しているか)
│      │      │      │  ↓
│モニタリング│      │      │ 清掃(お客さんが来ても良いように、清掃を行う)
│ (反省) │ 清  掃 │テーブル拭き│  ↓
│ (発見) │      │      │ 釣銭確認(釣り銭が揃っているかどうか確認)
│      │      │      │  ↓
├──────┼──────┼──────┤ 人数確認(今日出勤すべき人が揃っているかどうかを確認)
│      │      │      │  ↓
│      │      │      │ 定時開店(定時になったら、店を開ける)
│ 清掃確認 │メニュー確認│テーブル配置│  ↓
│      │      │      │ モニタリング(一連の作業に問題点がなかったか)
│      │      │      │  ↓
└──────┴──────┴──────┘ 計画(モニタリングに基づき、計画を行います)

 

 

 

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